Windows bietet mit seinen OLE-Funktionen eine komfortable Möglichkeit, Daten zwischen zwei Anwendungen auszutauschen. BWSoft nutzt OLE intensiv zur Ausgabe seiner Daten. Wenn Sie per OLE Daten an Ihre Windows Textverarbeitung übergeben, können Sie den Inhalt und das Layout der Dokumente selbst festlegen.
Für die Übertragung der Daten von BWSoft zum Word muss zuerst im Word eine Vorlage (*.dot|*.dotx) erstellt werden. Zum Beispiel um einen Standardbrief aus BWSoft an eine beliebige Adresse aus dem Datenbestand senden, ohne dass die Anschrift und Briefanrede jedes Mal manuell eingefügt werden müssen.
Dazu werden im Word Platzhalter, so genannte Textmarken, in die Vorlage eingefügt und das Layout der Vorlage festgelegt. Über das Erstellen von Textmarken, bitte die Worddokumentation nachlesen. Jede Textmarke repräsentiert ein Datenfeld in den Adressen, zum Beispiel Name, Vorname, Ort usw.
Die Zuweisung zwischen Textmarken und Feldern aus BWSoft wird weiter im Text erklärt.
Bei den Adressen können entweder Adresslisten oder Dokumente für einzelne Adressen ausgegeben werden. Zum Beispiel eine Telefonliste, oder ein Brief an eine Adresse.
Hinweis: Beim grossen Adressenbestand sollten die Adressen, bevor eine Liste ausgegeben wird, selektiert werden.
Beispiel einer Vorlage:
Die Textmarken, hier in eckigen Klammern dargestellt, werden bei Übertragung zum Word durch Daten aus BWSoft ersetzt.
Dazu müssen die Vorlagen in BWSoft registriert und die Zuweisungen zwischen den Textmarken und Tabellen und Feldern aus BWSoft erstellt werden.
Einfache Textmarken werden direkt durch die Daten aus dem ausgewählten Datensatz ersetzt, zum Beispiel durch die Daten des ausgewählten Teilnehmers.
Wenn mehrere Datensätze, das heißt Listen, wie in diesem Beispiel die Terminliste, ausgegeben werden sollen, muss in der Wordvorlage eine Tabelle erstellt werden.
Es muss nur die Titelzeile zugefügt werden, die benötigten Zeilen fügt dann das BWSoft anhand der Anzahl Datensätze selbständig zu.
In den Spalten sollen die Felder, die tabellarisch ausgegeben werden sollen, als Überschriften eingetragen werden.
Es reicht aus, nur den Titel der ersten Spalte als Textmarke zu deklarieren. Das BWSoft behandelt alle übrigen Spaltentitel als wären es Textmarken.
Die Übertragung der Daten über die OLE Schnittstelle wird über den Schalter 
gestartet. Damit wird die Vorlagenverwaltung geöffnet.
Falls bereits registrierte Vorlagen vorhanden sind, kann die Übertragung sofort, ohne die Vorlagenverwaltung öffnen zu müssen, gestartet werden.
Dazu muss die rechte Pulldown-Seite des Schalters angeklickt und eine registrierte Vorlage ausgewählt werden.
Bemerkung: Es werde nur die Vorlagen in die Pulldown-Liste, die vom Programm im angegebenen Pfad gefunden wurden, aufgenommen.
Ausgabebeispiel dieser Vorlage:
