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Das Menü

Rechnungen

1. Das Menü
Rechnungen
Einige Funktionen im Rechnungsmodul können nicht nur über den Mausklick auf eine Schaltfläche, sondern eben über dieses Menü, oder über eine Tastenkombination ausgeführt werden.
Andere Funktionen können nur über das Menü oder über eine Tastenkombination ausgeführt werden.
 
Es handelt sich um folgende Funktionen:                                                                 Schaltfläche               Tastenkombination               Funktionstaste
Umschalten zwischen der Übersicht und der Einzelansicht
ja
[Alt][R][U]
[F2]
            Umschalten alle/offene Rechnungen
            nein
            [Alt][R][O]         
        [Strg][O]
ja
[Alt][R][G]
[Strg][G]
nein
[Alt][R][B]
 
nein
[Alt][R][O]
 
Hilfe für Rechnungen
nein
[Alt][R][H]
[F1]
Einstellungen für Rechnungen
nein
[Alt][R][E]
[F10]
nein
            [Alt][R][A][A]
[Alt][R][A][S]
[Alt][R][A][N]
 
 
 
 
2

Einzeln

[Doppelklick]

2. Einzeln 
[Doppelklick]
Über diesen Schalter oder über den Doppelklick mit der Maus wird in die Einzelansicht der markierten Rechnung gewechselt.
3

Abrechnungen

3. Abrechnungen
Über diesen Schalter wird in die Übersicht von Abrechnungen gewechselt.
4

Übersicht von

Rechnungen

 
In diesem Fenster werden Rechnungen der markierten (hier gelb) Spalte nach sortiert,  angezeigt. Die aktuelle Rechnung hat auf der linken Seite einen Datensatzzeiger und ist cyan markiert. Unten im Navigator werden die Satznummer (vom Anfang) und die Gesamtanzahl der Rechnungen angezeigt. Über den runden Pfeil im Navigator wird die Rechnungstabelle aktualisiert. Um nach einer Rechnung zu suchen, einfach den Suchtext schreiben. In der aktiven Spalte wird der Teilbegriff, falls er gefunden wurde, rot (lila) markiert und der Datensatz wird aktiviert.
Die Rechnungen können auch gruppiert, zum Beispiel nach Adressnummer oder Namen des Empfängers, angezeigt werden. Dazu muss die jeweilige Spaltenüberschrift in die Gruppenzeile (oben) gezogen werden.
Es kann auch nach mehreren Spalten gleichzeitig gruppiert werden.
Die Spalten und Felder im Grid können nicht direkt bearbeitet werden. Das geht nur in der Einzelansicht des Rechnung.
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FIBU Export

5. FIBU Export
Aus der Übersicht können Rechnungen und die Debitoren (Rechnungsempfänger) exportiert werden.
Es können nur Rechnungen, die kein Buchungsdatum beinhalten, exportiert werden. Deswegen muss die Spalte "gebucht" vorhanden sein. Wenn nicht, muss diese vor dem Export über die Spaltenverwaltung eingefügt werden.
Es werden entweder die Rechnungen, die vorher mit der Maus oder Tastatur selektiert wurden, oder die aktive Rechnung oder alle Rechnungen der Übersicht exportiert werden.
Bei der Option "alle Rechnungen" sollte vorher entweder der Spaltenfilter oder der Zeitraumfilter benutzt werden.
 
Über den Popupteil des Schalters können verschiedene Kombinationen von Rechnungen und/oder Debitoren ausgewählt werden.
Leere Debitoren sind Rechnungsempfänger, die in ihrem Adressendatensatz noch keine Debitorennummer eingetragen haben.
 
 
Nachdem der Export aktiviert wurde muss noch die Auswahl bestätigt werden.
 
 
     Die Rechnungen und/oder Debitoren werden erfasst und in folgender Übersicht dargestellt.          
 
 
6

Rechnung(en)

drucken

6. Rechnung(en)
drucken
 
7

Rechnung

löschen

7. Rechnung
löschen
Bevor eine Rechnung gelöscht werden kann, muss das bestätigt werden.
 
 
Falls die Rechnung bereits gedruckt wurde, erscheint folgende Meldung:
 
 
Falls die Rechnung bereits mindestens teilweise bezahlt wurde, erscheint  folgende Meldung:
 
 
Falls diese Rechnung bereits über die Schnittstelle zur FiBu oder manuell gebucht wurde, kann diese nicht gelöscht werden!
 
8

Rechnung

erstellen

8. Rechnung 
erstellen
Rechnungen für einen beliebigen Empfänger erstellen. Es handelt sich um Rechnungen die nicht über eine Veranstaltung oder über ein Kontingent erstellt werden können, zum Beispiel haben Sie für einen Kontingentgast zusätzliche individuelle Leistungen erbracht. Es können auch Rechnungen, die nicht mit Ihrem Seminarbetrieb oder Ihren Gasttagungen zusammenhängen, erstellt werden. Die einzige Voraussetzung dafür, der Rechnungsempfänger befindet sich in Ihrem Datenbestand.
Es können beliebig viele Leistungen dieser Rechnung zugefügt werden. Falls eine Preisliste gepflegt wird, können die Leistungen aus dieser übernommen, sonst müssen sie manuell eingetragen werden.
 
Zuerst muss aus dem Adressbestand der Rechnungsempfänger ausgewählt werden.
 
 
Danach wird die Maske für das Eintragen von Leistungen mit der Preisliste geöffnet.
 
 
Falls die einzufügende Leistung in der Preisliste gefunden und markiert wurde, wird die Bezeichnung, der Steuersatz, gegebenfalls auch die Kostenstelle und das Sachkonto in die Felder eingetragen. Durch das anklicken des gewünschten Preises wird dieser übernommen. Wenn die Leistung nicht gefunden wurde, müssen alle Werte manuell eingetragen werden.
 
Danach wird die Einzelansicht der Rechnung geöffnet. Dort können weitere Leistungen der Rechnung zugefügt werden.
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Spalten

verwalten

9. Spalten 
verwalten
Eine Übersicht aller Spalten, die angezeigt werden können. Durch das Setzten oder Entfernen von Markierungen (Häkchen) kann die Anzeige geändert werden. Der Titel der markierten Spalte kann hier umbenannt werden.
Die Reihenfolge und die Breite von Spalten werden nicht in dieser Maske, sondern direkt in der Übersicht gemacht.
Den Spaltentitel anklicken und an die gewünschte Position schieben. Um die Breite der Spalte zu ändern, auf die Trennlinie zwischen zwei Spalten klicken und ziehen.
WICHTIG!
Nach jeder Änderung der Spaltenreihenfolge oder der Breite über die Schaltfläche „Spalten speichern“ diese Änderung speichern, sonst gehen diese Änderungen verloren.
 
   
10

Spalten

speichern

10. Spalten 
speichern
Eine dauerhafte Änderung der Reihenfolge oder Breiten der Spalten muss über diesen Schalter gespeichert werden.
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Filter

11. Filter
Über diesen Filter kann die Anzahl der Rechnungen in der Übersicht reduziert werden.
Bei der Option "Nur offene Rechnungen" werden Rechnungen, die bereits vollständig beglichen wurden, nicht mehr angezeigt.
12

Rechnungen

 in Excelformat

12. Rechnungen
 in Excelformat
Die Rechnungen aus der Übersicht mit den aktuellen Spalten werden in einem Excel ähnlichem Fenster dargestellt.
Aus diesem Fenster kann Excel geöffnet, oder eine Excel Datei erstellt werden.
Hinweis: Das laden der Rechnungen kann etwas dauern, deswegen sollte vorher die Anzahl der Rechnungen in der Übersicht reduziert werden.
 
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Rechnungen

exportieren

13. Rechnungen
exportieren
Über diesen Schalter können die Rechnungen aus der Übersicht zur einen Datei exportiert werden. Es werden folgende Dateitypen unterstützt:
·     Exceldatei (*.xls)
·     Textdatei (*.txt)
·     XML Datei (*.xml)
·     HTML Datei (*.html)