Word (OLE)
Windows bietet mit seinen OLE-Funktionen eine komfortable Möglichkeit, Daten zwischen zwei Anwendungen auszutauschen. BWSoft nutzt OLE intensiv zur Ausgabe seiner Daten. Wenn Sie per OLE Daten an Ihre Windows Textverarbeitung übergeben, können Sie den Inhalt und das Layout der Dokumente selbst festlegen.
Für die Übertragung der Daten von BWSoft zum Word muss zuerst im Word eine Vorlage (*.dot|*.dotx) erstellt werden. Zum Beispiel um einen Standardbrief aus BWSoft an eine beliebige Adresse aus dem Datenbestand senden, ohne dass die Anschrift und Briefanrede jedes Mal manuell eingefügt werden müssen.
Dazu werden im Word Platzhalter, so genannte Textmarken, in die Vorlage eingefügt und das Layout der Vorlage festgelegt. Über das Erstellen von Textmarken, bitte die Worddokumentation nachlesen. Jede Textmarke repräsentiert ein Datenfeld in den Adressen, zum Beispiel Name, Vorname, Ort usw.
Die Zuweisung zwischen Textmarken und Feldern aus BWSoft wird weiter im Text erklärt.
Bei den Veranstaltungen können die Dokumente über die OLE Schnittstelle für verschiedene Module ausgegeben werden:
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Veranstaltungslisten: Tabellarische Listen von selektierten Veranstaltungen.
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Veranstaltung: Daten einer Veranstaltung mit der Möglichkeit von Listen der Termine, Referenten, Teilnehmer, Leistungen, Rechnungen, Kosten und Abrechnungen.
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Teilnehmer: Dokumente für einzelne Teilnehmer, wie zum Beispiel Einladung, Anmeldebestätigung, Absage usw.
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Referent: Dokumente für einzelne Referenten, wie zum Beispiel Honorarvertrag.
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Termine: Angaben zu einzelnen Terminen mit Ressourcenbelegung, Unterkunft und Verpflegung, Terminteilnahmen und Terminreferenten.
Beispiel einer Vorlage:
Die Textmarken, hier in eckigen grauen Klammern dargestellt, werden bei Übertragung zum Word durch Daten aus BWSoft ersetzt.
Dazu müssen die Vorlagen in BWSoft registriert und die Zuweisungen zwischen den Textmarken und Tabellen und Feldern aus BWSoft erstellt werden.
Einfache Textmarken werden direkt durch die Daten aus dem ausgewählten Datensatz ersetzt, zum Beispiel durch die Daten des ausgewählten Teilnehmers.
Wenn mehrere Datensätze, das heißt Listen, wie in diesem Beispiel die Teilnehmerliste ausgegeben werden sollen, muss in der Wordvorlage eine Tabelle erstellt werden.
Es muss nur die Titelzeile erstellt werden, die benötigten Zeilen fügt dann das BWSoft anhand der Anzahl Datensätze selbständig dazu.
In den Spalten sollen die Felder, die tabellarisch ausgegeben werden sollen, als Überschriften eingetragen werden.
Nur der Titel der ersten Spalte muss als Textmarke zu deklariert werden. Das BWSoft behandelt alle übrigen Spaltentitel als wären es Textmarken.
Falls im ersten Spaltentitel keine Textmarke definiert wurde, wird die Tabelle von BWSoft ignoriert.
Die Übertragung der Daten über die OLE Schnittstelle wird über den Schalter 
gestartet. Damit wird die Vorlagenverwaltung geöffnet.
gestartet. Damit wird die Vorlagenverwaltung geöffnet.Falls bereits registrierte Vorlagen vorhanden sind, kann die Übertragung sofort, ohne die Vorlagenverwaltung öffnen zu müssen, gestartet werden.
Dazu muss die rechte Pulldown-Seite des Schalters angeklickt und eine registrierte Vorlage ausgewählt werden.
Bemerkung: Es werden nur die Vorlagen in die Pulldown-Liste, die vom Programm im angegebenen Pfad gefunden wurden, aufgenommen. Es werden hier nur die Veranstaltungslisten oder Dokumente für einzelne Veranstaltungen aufgelistet. Zum Beispiel eine Kurs- oder eine Teilnehmerliste. Andere Dokumente werden aus der Einzelansicht einer Veranstaltung ausgegeben.
Ausgabebeispiel der Teilnehmerliste:
